SISTEMA DE INFORMACIÓN POR PROCESOS Y SERVICIOS EN UNA ORGANIZACIÓN

Nuevas Tendencias en Sistemas de Información:

Procesos y Servicios

Las organizaciones están viviendo un cambio en el paradigma de desarrollo de sus sistemas de información: de los datos a los procesos. La finalidad que se persigue con ello es enfatizar los procesos de negocio para conseguir arquitecturas más ágiles y flexibles, adaptables a los continuos cambios que se producen en los mercados en los que las organizaciones desarrollan su negocio. El objetivo es independizar la gestión de los procesos de negocio de las aplicaciones, para que cualquier modificación en la lógica de negocio no afecte al código de las aplicaciones. Para ello se utilizarán sistemas de gestión de procesos de negocio (BPMS). 

Es una revolución similar a la que se produjo al aislar la gestión de los datos de las aplicaciones, con la llegada de las bases de datos y el modelo relacional. Este cambio Organizations are living a paradigm shift in the development of their information systems: from data to process. The objective is to emphasize business process to obtain flexibleand agile architectures and hence to be capable to face the continuous changes that take place in the environment where the organizations make their business. The purpose is making independent the business process management of software applications and so to achieve that a change in business rules have not a big impact inapplications software code. To carry out this goal it will be necessary to build Business Process Management Systems. A similar revolution took place when the introduction of the relational database model cause applications to separate

their data model of their logic. This process

1 Este trabajo ha sido parcialmente financiado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio a través del Proyecto FIT-350110-2005-73. 130 Nuevas Tendencias en Sistemas de Información: Procesos y Servicios de arquitectura, orientada a los procesos, se consigue más fácilmente si la organización dispone ya de una arquitectura orientada a servicios que además le permitirá exteriorizar su funcionalidad en forma de servicios Web. Los procesos de negocio combinarán estos servicios mediante orquestación y coreografías. En este trabajo se aborda la descripción general de los BPMS, estudiando su relación con la integración de aplicaciones y arquitecturas de servicios. Palabras clave: Procesos de negocio, BPM, workflow, organizaciones, arquitecturas de servicios, servicios Web, sistemas de información. oriented architectural change can be better obtained if the organization has a previous service oriented architecture. Moreover, in this case the organization can make a externalization of their functionality by means of Web Services. Business process could allow to combine services using choreographies and orchestration. This work shows a BPMS general description, studying their relation with the integration of applications and services architectures. Key words: Business Process, BPM, workflow, organizations, services oriented architectures,web services, information systems.

1. INTRODUCCIÓN

En su todavía corta historia, la tecnología de la información aplicada a las organizaciones ha vivido dos grandes hitos: el primero vino dado por el desarrollo del modelo relacional de bases de datos realizado por Codd en 1970 y el segundo, por la llegada de las soluciones de planificación de recursos o ERPs (Enterprise Resource Planning) en siglas inglesas. Antes del modelo relacional las aplicaciones definían y gestionaban su propio modelo de datos almacenando la información en ficheros externos o en soluciones más sofisticadas que utilizaban modelos de datos diversos como los jerárquicos o en red. Esta situación provocaba que diferentes aplicaciones dentro de la misma organización tuvieran replicada una gran cantidad de información con los problemas derivados de consumo de recursos, inconsistencias, repetición de tareas, falta de seguridad, etc. Con la llegada del modelo relacional y de los sistemas de gestión de bases de datos relacionales se comenzó un proceso de extracción de los datos de las aplicaciones hacia las bases de datos relacionales. Las organizaciones empezaron a diseñar un modelo de datos global para toda la organización sobre el cual se construían las aplicaciones, que acudían al gestor de bases de datos para el tratamiento de los datos. Este cambio supuso un gran avance tanto para la gestión de los datos de las organizaciones como para el desarrollo de aplicaciones informáticas. La organización disponía de un punto central de gestión de los datos, lo que permitía un mayor control en la seguridad de los mismos, una mayor eficiencia en su tratamiento y la eliminación de inconsistencias, entre otras ventajas. Las aplicaciones eran más fáciles de diseñar y más ligeras al no ser necesarios muchos módulos encargados de la gestión de datos. Las aplicaciones se comunicaban y se comunican actualmente, con la base de datos mediante un lenguaje de consulta y de definición de datos estandarizado, el SQL (Structured Query Language), lo que permite incluso no depender de un gestor de base de datos concreto, pudiendo crear una capa de interfaz entre la aplicación y la base de datos que posibilita migrar de gestor de base de datos con un esfuerzo mínimo. El desgaje de los datos de las aplicaciones dio lugar a las arquitecturas de software de dos capas, una para las aplicaciones que definían las operaciones a realizar y provocaban consultas y modificaciones sobre los modelos de datos, y otra formada por la o las bases de datos que daban soporte a las aplicaciones. Posteriormente, al separarse los sistemas que interactúan con el usuario/cliente de las aplicaciones surgieron modelos de tres capas. La tercera capa es la capa de presentación, que se encarga de obtener y presentar los datos al usuario. Estos modelos se han ido sofisticando, especialmente con la generalización del uso en los negocios de Internet y se han construido aplicaciones distribuidas que separan claramente el sistema de interacción con el usuario vía web, el sistema denominado front-end, y los sistemas corporativos que establecen las reglas de negocio, denominados back-end, y que son los que acceden al almacén de datos. El modelo centralizado de datos ha influido poderosamente tanto en las organizaciones como en la tecnología de la información. Alrededor de este almacén de datos corporativo han surgido tecnologías como el Datawarehouse o la minería de datos (Data Minig) que pretenden explotar la gran cantidad de datos que tienen las organizaciones, extrayendo información significativa que aporte conocimiento al negocio a través de la determinación de factores ocultos, tendencias y correlaciones, ayudando en la toma de decisiones y por tanto proporcionando una ventaja competitiva.

Durante los años 70 y 80 las organizaciones fueron construyendo sus modelos de datos relacionales, levantando el gran almacén de datos que las aplicaciones alimentaban, aplicaciones que habitualmente se diseñaban y desarrollaban por áreas de negocio. Así manufacturación, planificación, almacenaje, contabilidad, finanzas, ventas, marketing o recursos humanos tenían sus propias aplicaciones. Esto permitía una gran personalización y adaptación de las aplicaciones a cada una de las áreas de negocio, pero provocaba una falta de integración de todos los datos generados dentro de la organización. No había un sistema de información que supusiese la integración de todas las aplicaciones de la organización y que aprovechase la sinergia que de ello se podía derivar. Este es el objetivo de los sistemas ERP, que aparecen para dar ese paso de integración, constituyéndose como una solución global para el sistema de información de la empresa. Por supuesto esta solución global se apoyaba en un modelo global de datos y gracias a la estandarización de SQL ni siquiera dependía de un determinado gestor de base de datos, permitiendo la adaptación del ERP a los diversos gestores existentes en el mercado. Los sistemas ERP son paquetes de software compuestos de varios módulos, tales como recursos humanos, ventas, finanzas, producción, etc. posibilitando la integración de datos en la organización a través de los procesos de negocios de la organización. Estos paquetes pueden y deben ser personalizados. Las aplicaciones ERP son servicios y por tanto siempre conllevan un proceso de adaptación tanto de la aplicación a la organización como viceversa, de la organización a la aplicación. El término sistema ERP hace referencia tanto al proceso de integración de datos entre los procesos de negocio, como al software utilizado en el proceso de integración.

Los sistemas ERP tienen su origen en los sistemas MRP (Material Requirement Planning) (Napier 2003), de planificación de recursos materiales de los años 70, pero con la gran diferencia de que los ERP pueden manejar en principio cualquier tipo de negocio, no solo relacionados con la manufacturación. Durante los 90, y acelerándose a medida que se acercaba el año 2000, los sistemas ERP llegaron a ser el estándar de facto para el reemplazamiento de las aplicaciones heredadas en las grandes organizaciones. El inconveniente de los sistemas ERP es su elevado coste de implantación, por lo que las pequeñas y medianas organizaciones no adoptan habitualmente estos sistemas, debido a que casi nunca compensa su gran coste con los beneficios reportados por la migración a este tipo de sistemas.

Muy relacionados con los sistemas ERP, e incluso en muchas ocasiones integrados en estos, aparecen habitualmente sistemas específicos de gestión de ciertos procesos fundamentales de la empresa, ejemplo de los cuales son los sistemas de gestión de la cadena de suministros (SCM, Supply Chain Management), o sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM, Customer Relationship Management). SCM es el término utilizado para describir el conjunto de procesos de producción y logística cuyo objetivo final es la entrega de un producto a un cliente. Esto quiere decir, que la cadena de suministro incluye todas las actividades asociadas, desde la obtención de materiales para la transformación del producto, hasta su colocación en el mercado. Con la ayuda de estas herramientas SCM, las organizaciones disponen de una mayor visibilidad en la totalidad de la cadena de suministro, lo que les permite reducir los gastos, mejorar la eficiencia operacional y responder con mayor rapidez a la demanda del cliente. Un sistema SCM es una parte importante de un sistema ERP especialmente para compañías de manufacturación. Los sistemas CRM son herramientas de ayuda a la venta, que contemplan globalmente la relación Organización-Cliente, y que permiten planificar adecuadamente las gestiones de marketing y comerciales con clientes. Utilizan la tecnología para ayudar en la gestión de su base de clientes, conectando bases de datos diferentes, tales como cifras de ventas, actividades de call center, incisión web e incisión móvil para conseguir información relevante acerca de las interacciones con los clientes.

Es interesante resaltar que, frente a los ERP que parten de las aplicaciones básicas de las áreas de negocio, permitiendo su integración, para conseguir que el sistema de información adopte una visión global de la organización, los SCM o los CRM propician la integración gracias a afrontar un proceso básico en la actividad de la empresa: la cadena de suministro en el caso de los primeros o el tratamiento de los clientes en el segundo.

El tercer hito en los sistemas de información está por completarse, aunque ya ha comenzado. Las organizaciones están viviendo un cambio de mentalidad a la hora de pensar en la tecnología de la información, lo que se traduce en un cambio en la orientación del desarrollo de los sistemas de información. Una organización lleva a cabo su tarea mediante la realización de distintos tipos de procesos y esos procesos generan datos que por supuesto deben ser procesados. Pero son los procesos los que definen a la organización y por tanto se busca dar la máxima importancia a los procesos de negocio y no a los datos que generan. Las empresas se están preguntando por qué las aplicaciones informáticas no son lo suficientemente flexibles como para reflejar su forma de hacer negocio. 

En su libro Process Innovation Davenport (1993) define un proceso como sigue: ...Simplemente un conjunto de actividades estructurado y medible diseñado para producir una salida especificada para un cliente o mercado particular. Implica un énfasis fuerte en cómo se realiza el trabajo dentro de la empresa, en contraste a un énfasis enfocado en el producto a realizar. Un proceso es así un orden especificado de actividades de trabajo a lo largo del espacio y el tiempo, con un principio, un fin y entradas y salidas claramente especificadas: una estructura para la acción. Esta definición, que refinaremos posteriormente, sirve adecuadamente para establecer claramente lo que entendemos por proceso dentro de una empresa, y sería fácilmente extrapolable a otro tipo de organizaciones como podrían ser las administraciones públicas. Los procesos se caracterizan además por ser habitualmente largos y complejos, dinámicos, ampliamente distribuidos y personalizados, ejecutables durante un largo plazo de tiempo, parcialmente automatizados y muy dependientes, en la parte no automatizada, de la inteligencia y juicio de las personas y por último, y en muchas ocasiones, difíciles de hacer visibles.

Hay que tener en cuenta que los procesos, la información y las organizaciones están íntimamente relacionados (Fischer 2004). Se puede enfocar un modelo de arquitectura para un sistema de información Es de cualquiera de estas tres dimensiones, pero por coherencia las tres deben encajar entre ellas. Las arquitecturas basadas en los procesos enfatizan los procesos como dimensión dominante, pero los procesos 

consumen, generan o transforman información, y a su vez deben cumplir un conjunto de reglas corporativas de gobierno. Las arquitecturas basadas en la información enfatizan la dimensión de la información, y consideran a los procesos como operaciones que son disparadas como resultado de que la información cambie. Esta visión hace que los procesos queden ocultos en múltiples aplicaciones software, desde las herramientas más habituales de ofimática a complejos sistemas ERPs. Las relaciones entre estos tres puntos de vista se pueden apreciar en la Figura 1. Actualmente la dimensión que predomina en la arquitectura de las organizaciones es la de la información. Se trata de conseguir que esto cambie y la dimensión dominante sea la de los procesos. El objetivo principal de las empresas es conseguir agilidad y ventaja competitiva, siendo capaz de adaptarse a los continuos cambios que se producen en el mercado en el que operan. Estos cambios suponen siempre una modificación de los procesos de la organización. Se conseguiría una mayor agilidad y capacidad de innovación si las organizaciones consiguieran cambiar la arquitectura de sus sistemas de información, orientándolas hacia los procesos que habitualmente realizan, y extrayendo la gestión de estos procesos en una capa independiente de las aplicaciones. Sería un movimiento similar al ocurrido con la gestión de los datos y el modelo relacional. Supondría un cambio en el desarrollo de sistemas de información. Las aplicaciones orientadas a los datos son poco flexibles ante cambios en los procesos de negocio. Actualmente el objetivo final de una organización es la automatización del proceso de negocio global, ya que de ello depende en gran parte su competitividad. Las organizaciones están esforzándose en incrementar la flexibilidad en el desarrollo de aplicaciones utilizando estándares para lograr interoperabilidad y para gestionar sus recursos de infraestructura eficientemente tomando ventaja de los nuevos modelos de negocio y técnicas de gestión de sistemas. Aparecen, por lo tanto, nuevas necesidades de capturar, modelar, ejecutar y monitorizar los procesos de negocio. Esta nueva rama de la tecnología se la suele conocer como la Gestión de Procesos de Negocio o BPM en sus siglas inglesas.